2.9.1. Compra
Para la compra de tropecientas válvulas de control se puede elegir entre tres tendencias:
1º Adjudicar casi todos los equipos al mismo fabricante
2º Dividir el pedido entre distintos fabricantes
3º Adjudicar el pedido a uno o varios distribuidores
1º Adjudicar casi todos los equipos al mismo fabricante:
Ventajas:
- Más fuerza en las negociones durante la fase inicial.
- Mayor compromiso a la hora de resolver los aspectos técnicos.
- Se requerirán menos recursos para gestionar la documentación.
- Mejor optimización en la planificación.
Inconvenientes:
- Limitación a la hora de solicitar nuevos equipos.
- Precios menos competitivos ante cualquier modificación o ampliación.
En resumen: Es una filosofía que puede estar bien cuando se conoce de antemano al suministrador y se tiene confianza en él; y cuando la ingeniería de detalle presentada en la oferta es consistente y no se prevé muchas modificaciones ni ampliaciones.
2º Dividir el pedido entre distintos fabricantes:
Ventajas:
- Más posibilidades a la hora de seleccionar nuevos equipos.
- Más fuerza en las negociones, durante las posibles fases de ampliación.
- Mayor libertad a la hora de aplicar sanciones o anular pedidos.
Inconvenientes:
- Mayor dificultad para gestionar la documentación.
- Mayor dificultad a la hora de resolver los aspectos técnicos.
- Menor compromiso con los suministradores.
En resumen: Este sistema se aconseja cuando, la ingeniería no quiere atarse a ningún suministrador; o cuando la ingeniería de detalle presentada no es definitiva y se prevé que estará sujeta a bastantes cambios.
3º Adjudicar el pedido a uno o varios distribuidores:
Esto podría ser aconsejable en válvulas todo-nada o en pequeños pedidos de válvulas de control, donde los fabricantes no estén interesados en ofertar.
Pero, quizás no sea la opción más aconsejable para un pedido de muchas válvulas de control, donde es fundamental proximidad y compromiso, entre el fabricante y la ingeniería durante las fases de diseño, cálculo y selección.
2.9.2. Lanzamiento
Nota: “Lo que bien empieza bien acaba”
El desarrollo de esta fase es fundamental para evitar futuras discusiones y sobresaltos. El lanzamiento del pedido se puede dividir en tres fases:
1º Antes de la firma del contrato y de la reunión de lanzamiento
2º Durante la reunión de lanzamiento
3º Después de la reunión de lanzamiento
1º Antes de la firma del contrato y de la reunión de lanzamiento:
Es muy importante que todos los aspectos técnicos queden tratados y cerrados oficialmente y por escrito. Entre los puntos importantes a aclarar están:
-Documentación requerida.
-Certificados requeridos.
-ITP (Inspection Test Plant), pruebas a realizar durante la inspección de los equipos.
Nota: Como se comentaba en puntos anteriores para poder orientar correctamente a los suministradores en estos aspectos, previamente se deben haber aclarado con el cliente final.
Días antes de la reunión, se enviará una planificación de los puntos a tratar, a cada uno de los participantes.
Nota: Para que una reunión de lanzamiento sea productiva se debe exigir al suministrador que asista con personal técnico cualificado, sobre todo si el cliente final también está convocado a dicha reunión. De esta forma se generará un ambiente de confianza que puede ayudar a la aprobación de futuras o actuales desviaciones.
2º Durante la reunión de lanzamiento:
-La ingeniería debe realizar el acta de la reunión (MOM).
- Se intentará seguir la planificación previamente enviada, en el orden establecido. Ejemplo: 1º documentación, 2º activación, 3º inspección, 4º logística, 5º otros aspectos técnicos, 6º compras, 7º planificación…
- Durante la reunión, se repasarán todos los aspectos cerrados previamente por correo, para que así queden reflejados en el acta.
- Se establecerán fechas de compromiso “viables” para cada actividad, tanto para las acciones inmediatas (pocos días) como para acciones futuras (mese).
- La primera acción inmediata a la que se tienen que comprometer todos los participantes de la reunión, será mandar sus comentarios de la reunión, para implementarlos en el acta.
Nota: Aunque esté firmado por todas las partes, no siempre el acta de reunión es contractual. Se aconseja aclarar este punto, con los responsables del contrato.
3º Después de la reunión de lanzamiento:
-Implementar los comentarios de todas las partes y enviar el acta para firma o revisión.
Nota: “No posponer esta actividad”, a medida que pasen los días más difícil será recordar con detalle los aspectos tratados.
-Anotar todas las fechas de compromisos y ayudar a activación para que todos cumplan con su parte.
Nota: Lo primero en cualquier planificación es dar ejemplo “SÉ EL PRIMERO EN CUMPLIR”.
-Perseguir a todas las partes que tengan que firmar el acta para dejarlo oficialmente cerrado y registrado.
