Nota: Si alguna vez tienes que gestionar la ingeniería de un gran pedido de válvulas de control, estos son algunos consejos.
(ETAPA 1 prepararse)
(ETAPA 1 prepararse)
1. MOTIVACIÓN
2. ALCANCE
3. PLANIFICACIÓN
4. ESTABLECER LOS RECURSOS
5. RECOPILAR LOS DATOS
6. ESTUDIAR LOS REQUISITOS DEL CLIENTE
(ETAPA 2 comprar)
7. DESARROLLO DE LA INGENIERÍA DE DETALLE
8. SOLICITAR Y TABULAR LAS OFERTAS
9. COMPRA Y LANZAMIENTO
(ETAPA 3 cerrar)
10. APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
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1. MOTIVACIÓN
Antes de nada, concienciarte de que: “TU TRABAJO ES MUY IMPORTANTE”. Tienes la oportunidad de aportar mucho valor al proyecto y la gente que venga detrás.
No se debe pasar al siguiente paso, hasta que no se estés realmente motivado, “TE NECESITAMOS Y CONTAMOS CONTIGO!!”
Nota: Como punto de partida, se puede realizar la siguiente reflexión.
“Todos los modernos sistemas de control, cada vez mejores y algunas veces sofisticados, actúan sobre un elemento final situado en el proceso, normalmente manipulando un fluido. Este elemento, en la mayoría de las ocasiones, es una Válvula de Control." (Cita de la introducción del libro de Antonio Campos VÁLVULAS DE CONTROL Selección y Cálculo).
En la cita anterior, se transmite muy bien, la relevancia de las válvulas de control, dentro de cualquier proyecto industrial, identificándolas como, el elemento clave que en última instancia, realizará el control de la mayoría de los procesos industriales.
Se podría decir que, las válvulas de control son de los elementos más relevante, dentro del control de una planta industrial… ENHORABUENA!!
2. ALCANCE
Definir los alcances y estudiar los procedimientos internos.
Los proyectos de ingeniería, pueden durar desde unos meses, a unos cuantos años. No es lo mismo, comprar veinte válvulas de control, que comprar quinientas válvulas, o comprar mil.
Para poder definir los alcances, se propone rellenar una sencilla tabla como el siguiente ejemplo, donde se indicarán, las válvulas a comprar y las fases a realizar.
A continuación, se pueden añadir en la misma tabla, una lista de documentos o actividades a realizar por fase.
Para poder comprender las implicaciones de cada una de estas actividades, es necesario un estudio de los procedimientos internos del proyecto.
Los procedimientos son los documentos donde se detalla quien debe hacer que y como se va realizar.
Esta actividad, requiere de sentarse con los responsables de cada departamento, cuyos trabajos interactúan con las válvulas de control. En estas reuniones, se pondrá en común los procedimientos, aclarando las responsabilidades y funciones de cada miembro, en las tareas y documentos a elaborar.
Nota: Un proyecto es un trabajo en equipo donde todos deben de remar en la misma dirección.
3. PLANIFICACIÓN
Establecer los plazos de cada actividad a realizar, dentro de la planificación general del proyecto.
Este punto es muy polémico porque, resulta muy complicado en los proyectos actuales, encontrar una planificación realista. Sin embargo, quizás es el punto más importante de todos, para poder cumplir los objetivos y exigir compromiso a los suministradores.
Así que con un poco de “mano izquierda” y apoyándonse en la “experiencia”, se debe hacer frente al difícil reto de establecer unas fechas coherentes y realistas.
Para poder definir los plazos se propone rellenar una tabla similar al siguiente ejemplo:
En esta fase, se puede empezar a definir, que válvulas tienen prioridad en la fabricación.
Algunos ejemplos, por los que una válvula tendría prioridad, podrían ser: por ser más complejas (tamaño/materiales), por estar en los límites de baterías o por pertenecer a un sistema sujeto a un plazo más restrictivo.
En el caso de encontrar equipos prioritarios, se deben mantener identificados, durante todo el proyecto y aunque inicialmente, se les dé la misma fecha límite que al resto, se indicará menor holgura (como se puede ver en las siguientes tablas).
Nota: A medida que se avanza en el proyecto, se deberían ir actualizando estas tablas, revisando las fechas y holguras periódicamente.
4. ESTABLECER LOS RECURSOS
Cuando los recursos de partida que se disponen no son suficientes para cumplir la planificación prestablecida, hay dos opciones:
A) Solicitar más recursos.
B) Revisar la planificación.
Si la planificación no permite que una persona pueda asumir tanta carga de trabajo, será necesario establecer en qué momentos será necesario el apoyo de más recursos. Esta planificación de recursos, debe hacerse para todas las partes que participen en la compra de las válvulas de control (ingeniería, suministradores, constructor y promotor)
A modo de ejemplo, se propone utilizar la tabla presentada en la planificación, para añadir una fila indicando los recursos requeridos en cada una de las actividades.
Una vez se hayan establecido los recursos, se revisará de nuevo la planificación.
5. RECOPILACIÓN DE DATOS
5.1. Crear la biblioteca
Antes de entrar en materia se deben afilar las herramientas, para ello se aconseja recopilar todos los documentos que vayan sustentar técnicamente este trabajo.
Se dará una especial importancia, a recopilar todas las especificaciones y anotaciones que se esté obligado a seguir por requisitos del contrato; pero se recopilarán también documentos extraoficiales como: manuales, cursos, apuntes, webs...etc.
Se propone a modo de ejemplo la siguiente estructura:
Nota: Con "la biblioteca" se busca, tener organizada la información, para que sea rápidamente accesible. Si dicha información ya se encuentra correctamente guarda en otra carpeta del proyecto (a la que también se tiene acceso), bastará con realizar un acceso directo a dicho documento y así evitar malgastar la capacidad de memoria de los servidores.
5.2. Documentos generados y documentos recibidos
Se debe acordar con el departamento de documentación, la forma en la que se organizarán y gestionarán los documentos generados por nuestro departamento y recibidos por los suministradores.
Es muy importante acordar un sistema y mantener el procedimiento durante todo el proyecto. Este procedimiento, debe estar coordinado con el resto de compañeros y debe ser compatible con el sistema de documentación del proyecto. En base a dicho acuerdo, se establecerá una estructura de carpetas.
Nota: Aunque se pueda guardar una copia de seguridad en el ordenador de cada uno, es recomendable trabajar en carpetas compartidas a las que los compañeros del departamento tengan acceso y puedan colaborar en cualquier momento.
6. ENTENDER LAS NECESIDADES DEL CLIENTE
Algunos proyectos, presentan tanta documentación contractual, que en muchas ocasiones hasta el final del proyecto, la ingeniería no sabe, que es lo que el cliente requería y lo que es peor, muchas veces al cliente le pasa lo mismo. Sin embargo, se exige a los suministradores, que asimilen toda esa información en unas semanas para enviar una oferta competitiva.
Para entender las necesidades del cliente, no basta solo con "estudiar en detalle cada documento" relevante del proyecto, la ingeniería debe sentarse con su cliente y "escucharle", para así entender sus necesidades reales y poder "orientarle en la dirección adecuada". (Entendiendo las necesidades del cliente, será más sencillo orientar al suministrador, para encontrar la mejor solución)
Algunos consejos para entender las necesidades de los cliente son:
1º- Estudiar en detalle la documentación
-Realizar una primera lectura rápida, subrayando los puntos que se consideren importantes.
-Hacer una segunda lectura más detallada.
-Realizar pequeños resúmenes.
-Anotar todas las dudas y contradicciones encontradas.
2º- Reunirse con el clientes “escuchar sus necesidades”
3º- Resolver las dudas o contradicciones encontradas y presentar todas las propuestas que aporten más valor o reduzcan costes .
Nota: Obviamente, cualquier propuesta realizada debe estar bajo la aprobación previa del jefe del departamento y de la dirección de ingeniería de nuestra empresa.
4º- “Dejar documentado oficialmente todas las decisiones y desviaciones acordadas”.
Tras haber entendido las necesidades del cliente y habiendo aclarado las dudas, se podrá comenzar la ingeniería de detalle.
7. DESARROLLO DE LA INGENIERÍA
“Manos a la obra”
En la tabla de planificación se había indicado, los documentos que se han acordado elaborar, durante la ingeniería básica y la ingeniería de detalle.
Habitualmente, el soporte principal para desarrollar la ingeniería, será la información facilitada por el departamento de procesos.
El departamento de procesos elaborará los P&ID y las hojas de datos de procesos, y esto supondrá el disparo de salida, para que el departamento de instrumentación y control.
Hay que aceptar que según el modelo actual de desarrollo de un proyectos (fast track), hay un prematuro comienzo de cada actividad, que origina, que la documentación que soporta cada trabajo, no esté cerrada, por lo cual, se debe convivir con una situación de cambios continuos, que supondrán un extracoste y errores que habrá que ir solucionando durante todo el proyecto. Teniendo en cuenta esta realidad, es muy importante recalcar y aclarar los procedimientos internos que apliquen a la implementación de estos cambios, en las hojas de procesos y en los P&ID.
Siempre que se produzca un cambio en cualquiera de estos documentos (hojas de datos de procesos o P&ID), el responsable de las válvulas de control de estar notificado.
“El tener actualizado dicha información, notificando los cambios a los suministradores, es sin duda el punto más importante y difícil de gestionar de todo lo expuesto en este artículo”
Nota: En el diseño normalmente habrá dos fases.
Primera fase, no tenemos información definitiva del proceso y hay que tirar para adelante con lo que hay, para más adelante poder definir los datos correctamente.
En esta fases los cálculos son secundarios, los mejor es tener una actitud generalistas huyendo de los detalles. Esto permitirá establecer la primera toma de contacto con los suministradores (se recomienda no quemar con cambios a los suministradores hasta que no se sepa con certeza que podemos pasar a la siguiente fase).
En algún momento si queremos empezar a tabular hay que pasar a la fase dos.
En esta segunda fase, el departamento de procesos se compromete a que los datos de partida son adecuados como para poder comprar las válvulas sin que las futuras modificaciones supongan un gran impacto de sobrecostes.
Seguramente, no se pasa de una fase a otra en todas las válvulas de control del proyecto, y se vaya revisando por los datos por sistemas.
8. SOLICITAR Y ANALIZAR LAS OFERTAS
Primera fase, no tenemos información definitiva del proceso y hay que tirar para adelante con lo que hay, para más adelante poder definir los datos correctamente.
En esta fases los cálculos son secundarios, los mejor es tener una actitud generalistas huyendo de los detalles. Esto permitirá establecer la primera toma de contacto con los suministradores (se recomienda no quemar con cambios a los suministradores hasta que no se sepa con certeza que podemos pasar a la siguiente fase).
En algún momento si queremos empezar a tabular hay que pasar a la fase dos.
En esta segunda fase, el departamento de procesos se compromete a que los datos de partida son adecuados como para poder comprar las válvulas sin que las futuras modificaciones supongan un gran impacto de sobrecostes.
Seguramente, no se pasa de una fase a otra en todas las válvulas de control del proyecto, y se vaya revisando por los datos por sistemas.
8. SOLICITAR Y ANALIZAR LAS OFERTAS
Hay tres aspectos fundamentales que establecerán la dificultad y la cantidad de recursos requeridos para esta actividad.
1º El número de equipos a tabular.
2º El número de suministradores u ofertas a considerar.
3º El número de datos que se van comprobar por válvula.
El alcance depende directamente del producto de estos tres campos. Si hay 10 válvulas, 4 ofertas y hay que comparar 100 datos, se tendrá que comprobar 10x4x100=4000 registros.
Estos datos deben ser acordados, durante la planificación inicial del proyecto, y cualquier variación, debe ser consecuente con una revisión en dicha planificación.
NOTA: Tener desde el principio claro, que datos en cada oferta, son esenciales para tabular las ofertas, ahorrará muchos retrasos. Por un lado facilitará el trabajo a los ofertantes y por otro se evitarán modificaciones en la tabulación tras su primera edición (Un consejo que los ofertantes envíen los datos técnicos en una tabla Excel con los campos mínimos acordados).
NOTA: Tener desde el principio claro, que datos en cada oferta, son esenciales para tabular las ofertas, ahorrará muchos retrasos. Por un lado facilitará el trabajo a los ofertantes y por otro se evitarán modificaciones en la tabulación tras su primera edición (Un consejo que los ofertantes envíen los datos técnicos en una tabla Excel con los campos mínimos acordados).
Cada dato a tabular supone:
Un número muy elevado de datos, puede llegar a ser inviable de gestionar, debido a una falta de recursos humanos o incluso una falta de recursos informáticos.
En algunas ocasiones, se elimina directamente la oferta más cara y más barata, no obstante es mejor usar métodos más objetivos.
Al examinar una oferta, será fácil de percibir, cuando un suministrador no ha dedicado el esfuerzo necesario para realizar una propuesta adecuada, y si se da este caso, es conveniente no hacer perder el tiempo a ambos y eliminar dicha oferta de la tabulación.
Dos claras indicaciones, que revelan que un suministrador, no ha dedicado el tiempo suficiente a la oferta, son:
1º Cuando sus hojas de datos son una copia exacta de las que se le han enviado para que oferte.
2º Cuando en una oferta de muchos equipos, un suministrador ha ofertado todas las válvulas que se le han solicitado, usando prácticamente siempre los mismos modelos (más baratos), sin presentar ningún inconveniente ni ninguna desviación.
9. COMPRA Y LANZAMIENTO
9.1. Compra
Para la compra de muchas válvulas de control se puede elegir entre tres tendencias:
1º Adjudicar casi todos los equipos al mismo fabricante
2º Dividir el pedido entre distintos fabricantes
3º Adjudicar el pedido a uno o varios distribuidores
1º Adjudicar casi todos los equipos al mismo fabricante:
Ventajas:
- Más fuerza en las negociaciones durante la fase inicial.
- Mayor compromiso a la hora de resolver los aspectos técnicos.
- Se requerirán menos recursos para gestionar la documentación.
- Mejor optimización en la planificación.
Inconvenientes:
- Limitación a la hora de solicitar nuevos equipos.
- Precios menos competitivos ante cualquier modificación o ampliación.
En resumen: Es una filosofía que puede estar bien cuando se conoce de antemano al suministrador y se tiene confianza en él; y cuando la ingeniería de detalle presentada en la oferta es consistente y no se prevé muchas modificaciones ni ampliaciones.
2º Dividir el pedido entre distintos fabricantes:
Ventajas:
- Más posibilidades a la hora de seleccionar nuevos equipos.
- Más fuerza en las negociaciones, durante las posibles fases de ampliación.
- Mayor libertad a la hora de aplicar sanciones o anular pedidos.
Inconvenientes:
- Mayor dificultad para gestionar la documentación.
- Mayor dificultad a la hora de resolver los aspectos técnicos.
- Menor compromiso con los suministradores.
En resumen: Este sistema se aconseja cuando, la ingeniería no quiere atarse a ningún suministrador; o cuando la ingeniería de detalle presentada no es definitiva y se prevé que estará sujeta a bastantes cambios.
3º Adjudicar el pedido a uno o varios distribuidores:
Esto podría ser aconsejable en válvulas todo-nada o en pequeños pedidos de válvulas de control, donde los fabricantes no estén interesados en ofertar.
Pero, quizás no sea la opción más aconsejable para un pedido de muchas válvulas de control, donde es fundamental proximidad y compromiso, entre el fabricante y la ingeniería durante las fases de diseño, cálculo y selección.
9.2. Lanzamiento
Nota: “Lo que bien empieza bien acaba”
El desarrollo de esta fase es fundamental para evitar futuras discusiones y sobresaltos. El lanzamiento del pedido se puede dividir en tres fases:
1º Antes de la firma del contrato y de la reunión de lanzamiento
2º Durante la reunión de lanzamiento
3º Después de la reunión de lanzamiento
1º Antes de la firma del contrato y de la reunión de lanzamiento:
Es muy importante que todos los aspectos técnicos queden tratados y cerrados oficialmente y por escrito. Entre los puntos importantes a aclarar están:
-Documentación requerida.
-Certificados requeridos.
-ITP (Inspection Test Plant), pruebas a realizar durante la inspección de los equipos.
Nota: Como se comentaba en puntos anteriores para poder orientar correctamente a los suministradores en estos aspectos, previamente se deben haber aclarado con el cliente final.
Días antes de la reunión, se enviará una planificación de los puntos a tratar, a cada uno de los participantes.
Nota: Para que una reunión de lanzamiento sea productiva se debe exigir al suministrador que asista con personal técnico cualificado, sobre todo si el cliente final también está convocado a dicha reunión. De esta forma se generará un ambiente de confianza que puede ayudar a la aprobación de futuras o actuales desviaciones.
2º Durante la reunión de lanzamiento:
-La ingeniería debe realizar el acta de la reunión (MOM).
- Se intentará seguir la planificación previamente enviada, en el orden establecido. Ejemplo: 1º documentación, 2º activación, 3º inspección, 4º logística, 5º otros aspectos técnicos, 6º compras, 7º planificación…
- Durante la reunión, se repasarán todos los aspectos cerrados previamente por correo, para que así queden reflejados en el acta.
- Se establecerán fechas de compromiso “viables” para cada actividad, tanto para las acciones inmediatas (pocos días) como para acciones futuras (mese).
- La primera acción inmediata a la que se tienen que comprometer todos los participantes de la reunión, será mandar sus comentarios de la reunión, para implementarlos en el acta.
Nota: Aunque esté firmado por todas las partes, no siempre el acta de reunión es contractual. Se aconseja aclarar este punto, con los responsables del contrato.
3º Después de la reunión de lanzamiento:
-Implementar los comentarios de todas las partes y enviar el acta para firma o revisión.
Nota: “No posponer esta actividad”, a medida que pasen los días más difícil será recordar con detalle los aspectos tratados.
-Anotar todas las fechas de compromisos y ayudar a activación para que todos cumplan con su parte.
Nota: Lo primero en cualquier planificación es dar ejemplo “SÉ EL PRIMERO EN CUMPLIR”.
-Perseguir a todas las partes que tengan que firmar el acta para dejarlo oficialmente cerrado y registrado.
10. APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Si todo va bien, tras la firma del contrato de compra, el suministrador comenzará a enviar la documentación progresivamente, en los plazos establecidos.
Por su lado, la ingeniería debe tener muy claro que documentos son prioritarios cerrar, según los vaya recibiendo.
Los tres documentos claves, que se deben de cerrar lo antes posible son:
1º Las hojas de datos y cálculos
2º Los planos dimensionales
3º ITP (Inspection Test Plant)
El primer paso para cerrar cada documento es aprobar el formato. Lo óptimo, sería que el formato de cada documento, haya sido acordado o comentado en la reunión de lanzamiento.
Es muy importante tener en cuenta, que el documento más crítico de este pedido son: “Los planos dimensionales de las válvulas”
Los planos dimensionales, con el tamaño y dimensiones de las válvulas, son un cuello de botella para que el departamento de “piping” desarrolle las “isométricas”.
Nota: Las “isométricas” de tuberías son unos planos donde se describe el diseño exacto del trazado de las tuberías, indicando tamaños, distancias, materiales…etc. La elaboración y cierre de estos planos, tiene gran impacto en la planificación general del proyecto.
Ejemplo de lista de documentos para aprobación:
-Hojas de datos y cálculos
-Planos dimensionales
-ITP
-Tests
-Plano de despiece con todos los componentes (valve parts)
-Manuales
-Certificados
-Identificación de los equipos
-Repuestos para la puesta en marcha y para 2 años de operación
-Esquemas eléctricos
-Esquemas neumáticos
-Vendor data book.
-Quality dossier
- Packing List
Justo antes de la inspección el suministrador enviará el "Packing List" (especialmente importante en plantas paquetes), el departamento de instrumentación debería de comprobar que cada elemento suministrado suelto este identificado en el "packing list" (cada válvula, conector, SPARE, tanque pulmón...).
Si el "Packing list" es correcto evitará muchos problemas y retrasos en la fase de construcción, permitirá llevar un mejor control del material del almacén y se llevará un mejor control del material que se va dando a las contratas para que se monten las válvulas de control.
Justo antes de la inspección el suministrador enviará el "Packing List" (especialmente importante en plantas paquetes), el departamento de instrumentación debería de comprobar que cada elemento suministrado suelto este identificado en el "packing list" (cada válvula, conector, SPARE, tanque pulmón...).
Si el "Packing list" es correcto evitará muchos problemas y retrasos en la fase de construcción, permitirá llevar un mejor control del material del almacén y se llevará un mejor control del material que se va dando a las contratas para que se monten las válvulas de control.
Con los equipos comprados, fabricados, inspeccionados y embalados, se enviará al suministrador, la notificación de la “aceptación del envío”, para que las válvulas se manden a obra, se recepcionen y se monten…
Si tiene algo que corregir o añadir agradecería que me mandara sus comentarios a:
InstrumentacionHoy@gmail.com
30/10/2015
30/10/2015
